Eigene Organisation: Besteuerung und Haftung für Vereine
24. Januar 2025
Die versteckten Risiken der Vereinsreisen: Warum eine eigene Organisation zur Steuer- und Haftungsfalle werden kann
Vereine leben von Gemeinschaft, Engagement und unvergesslichen Erlebnissen. Doch wenn es um die Organisation von Vereinsreisen geht, kann die gut gemeinte Eigeninitiative schnell zu einem steuerlichen und rechtlichen Albtraum werden. Viele Vereinsvorstände sind sich nicht bewusst, welche finanziellen und haftungsrechtlichen Fallstricke auf sie lauern, wenn sie Reisen in Eigenregie planen.
Die gefährliche Steuerfalle
Eine Vereinsreise ist oft mehr als nur ein gemeinsamer Ausflug – insbesondere dann, wenn Zahlungen von Mitgliedern eingesammelt, Transport und Unterkünfte gebucht oder gar Programme organisiert werden. Doch genau hier beginnt die Problematik: Sobald ein Verein als Veranstalter einer Reise auftritt und Einnahmen generiert, könnte das Finanzamt genauer hinsehen. Unter Umständen wird der Verein als wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb eingestuft – mit weitreichenden steuerlichen Konsequenzen. Umsatzsteuer, Gewerbesteuer oder Körperschaftsteuer können plötzlich zur realen Bedrohung werden, wenn nicht alle Vorschriften beachtet werden.
Viele Vorstände verlassen sich auf das Prinzip „Das haben wir doch schon immer so gemacht“ – doch Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Im Jahr 2020 wurde das Gemeinnützigkeitsrecht durch das Jahressteuergesetz 2020 umfassend reformiert. Diese Reform brachte zahlreiche Änderungen für Vereine mit sich, insbesondere in Bezug auf steuerliche Begünstigungen und die Anerkennung gemeinnütziger Zwecke. Wer versehentlich in den steuerpflichtigen Bereich rutscht, kann Jahre später von empfindlichen Nachzahlungen überrascht werden. Gerade kleinere Vereine, die auf ehrenamtliche Arbeit angewiesen sind, geraten dadurch schnell in finanzielle Schwierigkeiten.
Haftung: Der Albtraum für Vorstände
Noch gravierender als die steuerlichen Risiken ist die persönliche Haftung der Vorstände. Denn wer eine Reise für Vereinsmitglieder organisiert, kann für Unfälle, Verspätungen oder Vertragsverstöße unter Umständen selbst haftbar gemacht werden. Stürzt beispielsweise ein Teilnehmer während der Reise und macht Schadensersatzansprüche geltend, könnte der Vorstand schnell in Erklärungsnot geraten – besonders, wenn keine ausreichenden Versicherungen abgeschlossen wurden. Ebenfalls muss der Verein den Reiseteilnehmern einen Reisesicherungsschein aushändigen - welcher nur über eine entsprechende Versicherung mit einem Mindestbeitrag von €400,00 pro Jahr abgeschlossen werden kann!
Auch die Stornierung von Unterkünften oder Transportmitteln kann zur Kostenfalle werden. Wenn der Verein beispielsweise eine Unterkunft bucht und diese nicht mehr benötigt, bleibt er auf den Stornogebühren sitzen. Ein professioneller Reiseveranstalter hingegen hat oft bessere Stornobedingungen und kann rechtliche Risiken für den Verein minimieren.
Warum ein professioneller Reiseveranstalter die bessere Wahl ist
Die Lösung liegt auf der Hand: Die Zusammenarbeit mit einem gewerblichen Reiseveranstalter erspart Vereinen nicht nur bürokratischen Aufwand, sondern auch unkalkulierbare Risiken. Ein professioneller Anbieter übernimmt die gesamte Organisation, stellt sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden, und minimiert das finanzielle Risiko für den Verein. Zudem sind Reiseveranstalter gesetzlich verpflichtet, eine Insolvenzabsicherung bereitzuhalten – ein Schutz, den Vereine in Eigenorganisation nicht haben.
Fazit: Lieber sicher reisen
Die Organisation einer Vereinsreise in Eigenregie mag zunächst attraktiv erscheinen, doch die versteckten Risiken überwiegen oft den vermeintlichen Nutzen. Wer sich vor steuerlichen Problemen, finanziellen Risiken und persönlicher Haftung schützen will, sollte lieber auf professionelle Unterstützung setzen. Ein erfahrener Reiseveranstalter nimmt Vereinen nicht nur die Last der Planung ab, sondern sorgt auch für ein sicheres und sorgenfreies Reiseerlebnis für alle Beteiligten.
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